特定の部署だけ一般部署より先の日付まで会議室の事前予約を管理出来るように機能追加できませんか?

Written by OnTime on . Posted in 4.管理者, 7.権限(Roles)

機能要望の詳細について

Dominoを使用したリソース予約管理でリソース毎に下図のような事前予約の制限が出来ます。

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日本では、会議室数が限られた環境下において、予定が立っている部署だけが先の日付まで会議室を確保するという不公平さを軽減するために使用されているようです。先の日付の予約を制限することで各部署が同じ条件下で会議室を予約することが出来るようになります。 しかし、お客様から更に「その会議室を管理している特定部署だけ少し先の日付まで予約出来るように優先権を与えたい。OnTimeなら何とか出来るでしょ?」とよく相談されます。実は実現出来ません。これはDominoの仕様によるからです。以下にその理由と対処案をご案内いたします。

OnTimeで実現しようとした場合のボツ案

OnTimeでは下図のようにDominoのリソース文書の設定を忠実に反映して制限がかかるようにしています。Dominoのリソース文書にある制限された日数から日付に換算し制限がかかるようになっています。ここでいう0時とはDominoと同じくサーバーOSのタイムゾーンの0時です。この例では今が2016年1月初めだとして、Dominoのリソース予約DBからもOnTimeからも3ヶ月先の3月31日分までしか予約出来なくなっています。

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例えば、OnTimeで日付と部署のフィールドを独自に設け、特定の部署以外は更に数日制限日を前倒しにするという案がありました。この例では全部署に2日前の3月29日までしか予約が出来ない制限を設け、一部の部署だけDominoと同じ3月31日まで予約出来るように設定しています。

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このような実装は、OnTimeの開発からはさほど大きな開発を必要としません。なのでOnTimeだけであれば実現可能です。しかし、リソース予約DBはOnTimeとDominoで併用されていますので、Domino側でリソース予約が勝手にされないようにしないといけません。

Domino側でリソース予約を制限するには2つのコントロールがいる

1つめはリソース予約DBに直接予約をするいわゆる単体予約です。これはACLで可能ですね。特定の部署以外は権限を「読者」もしくは「なし」にすれば済みます。予約をしたい場合は必ずOnTimeからして貰いましょう。

2つめがOnTimeで実現不可の理由でもあります。メールDBからの会議招集を制限しないといけません。しかし、この会議招集によるリソース予約を独自に制限することが出来ないのです。

会議招集によるリソース予約を独自コントロール出来ない理由

DominoはVer.7.xからRnRMgrタスクがリソース予約を一元管理しています。もちろんこの実装によりレプリカ運用や重複管理が出来るようになったのですが、公式には一切のカスタマイズが出来なくなっています。OnTimeはパブリックなプロダクトなのでこのDominoの仕様に完全に準拠します。詳細は→「Lotus Notes/Domino 7 以降の会議室予約についての参考情報」をご参照ください。なので今回のようなご要望がある場合でも、OnTimeは機能として実装する方法が見つからないのです。皆様、もし良い方法があればぜひshop@ontimesuite.jpまでご連絡ください。機能実装について真剣に検討させて頂きます。

ではどうしたらよいでしょうか?

1.IBMさんに機能追加要望を出す。

これが一番正論です。いままでも数々の顧客の要望に応えてきてくれたIBMさん。みんなで声を出してお願いいたしましょう。そもそも現在のリソース予約の機能は既に10年以上前から実装されていました。「そんな昔からスゴい!」という気持ちと「そのころからそのままなの?」という気持ちが入り交じります。詳細は以下のリンクをお読みください。→「LDD Today: Lotus Notes カレンダーとスケジュールの詳細な説明 Part 1」。なんと2004年の投稿です。

2.空白の期間を予約で埋めるロジックを作る。

Domino自体にその機能が無ければ代替策を考えるしかありません。例えば空白の期間分を0時が過ぎたらすぐに予約で埋めてしまい特定の部署だけが編集削除出来るようにするのも一案です。その際1時間毎の小刻みな予約を作成することで自由に差し替えや予約名を変更出来るようにするのもアイデアですね。全部署に解放する日付になれば必要の無い予約は一括削除すれば良いわけです。これらをエージェントで開発すれば管理運用の負担は軽減されます。ちなみにOnTimeや日本総代理店のアクセルは現在は個別の開発を請け負っていませんので自社でカスタマイズするか開発パートナーにカスタマイズして貰ってください。ちなみに独自に開発する方法は同じく2005年に寄稿されています。→「Lotus Notes/Domino カレンダー・アプリケーションの構築」。デザイナーを触ったことがある人ならとっても簡単。

3.会議室の効率的な活用を考える。

根本論ですが、必要の無い会議はないはずです。であれば限られた会議室を有効に活用することで対処するのも大事です。それでも慢性的にリソースが足らないのであれば会議室を借りるなり準備するしかありまえん。会議室を有効に活用するには以下の2つが大事ではないでしょうか。

  1. 予約確保した時間より早く会議が終われば会議室を開放して新たな予約が出来るようにする。
  2. 予約しただけで実際は使っていない、いわゆる空(カラ)予約が出来ないように入室チェックをしなければ自動的に解放されるようにする。

上記のどちらの機能もサポートする→「OnTime Open APIオプション」を使用した→「LIVENESS Rooms with OnTime」というプロダクトも販売されています。もし上記のような有効活用の対策をしても慢性的にリソースが足らないのであれば、やはりリソースを追加で準備するしか方法がないかも知れません。